Kaip užpildyti I-9 formą 5 etapuose [+ pavyzdžiai]

Darbuotojai turi užpildyti I-9 formą, patvirtinančią darbuotojų tinkamumą, per tris dienas nuo naujo darbuotojo samdymo. I-9 forma nereikalinga, jei samdote sutartinį darbuotoją, sumokėtą per 1099. Nors darbuotojas užpildo pirmąjį puslapį, likusią šios formos dalį patikrina ir užpildo darbdavys.

Siekiant supaprastinti I-9 formų ir kitų naujų nuomos dokumentų, pvz., W-4 ir W-9 mokesčių formų, rinkimą, apsvarstykite galimybę naudoti žmogiškųjų išteklių / darbo užmokesčio programinę įrangą, kuri apima darbuotojo savarankišką e. Parašą, elektroninį parašą ir internetinį dokumentų saugojimą. Mes rekomenduojame „Gusto“ kaip geriausią smulkiajam verslui, nes jis supaprastina nuomą ir saugo pasirašytas formas, kad padidintumėte atitikimą ir sutaupytumėte laiko.

Pabandykite Gusto
Toliau pateikiami penki žingsniai, kuriuos galite atlikti jums ir jūsų naujajai nuomai, kad kartu užpildytumėte I-9 formą:

1. Nustatykite, ar reikia užpildyti I-9 formą

I-9 reikalingas tik tuomet, kai samdote darbuotoją, kuriam bus mokamas darbo užmokestis, ir gaus metų pabaigoje W-2. Jums nereikia I-9 formos, jei samdote darbuotoją pagal sutartį, kuris mokėsite per savo apskaitos sistemą ir išduos 1099-MISC metų pabaigoje. Nežinote, kokio darbuotojo reikia samdyti? Mes teikiame informaciją apie mūsų straipsnį apie W-2 ir 1099 darbuotojus.

JAV pilietybės ir imigracijos tarnybos (USCIS) reikalauja, kad visi naujai samdomi darbuotojai pirmuosius tris darbo dienas užpildytų I-9 formą. Forma reikalauja, kad jie pateiktų dokumentą apie savo tapatybę ir įrodytų, kad jie teisėtai gali dirbti JAV. Nepavykus pateikti reikiamų dokumentų pagal formos instrukcijas, darbuotojas yra netinkamas dirbti.

Savarankiškai dirbančių rangovų I-9 formos

Savarankiškai dirbantys sutartininkai, kurie moka savo mokesčius arba turi savo verslo subjektą, neprivalo pateikti I-9 formos kaip įdarbinimo sąlygą. Jei samdomi darbuotojai yra savarankiškai dirbantys nepriklausomi rangovai, nereikia I-9 formos. Tačiau galbūt norėsite turėti nepriklausomą rangovo sutartį.

USCIS pateikia šią schemą, kurioje parodytas I-9 formos užbaigimo laikas.

2. Atsisiųskite I-9 formos pildymo instrukcijas

Kadangi vyriausybė kasmet atnaujina formas, geriausia gauti dabartinę I-9 formą ir instrukcijas tiesiogiai iš USCIS svetainės. Forma yra nemokama ir ją galima atsisiųsti kaip užpildomą PDF formą arba spausdinamą, užpildytą dokumentą. Tačiau yra daug kitų būdų, kaip gauti formą ir instrukcijas, taip pat pateikti formą darbuotojui užpildyti.

Štai keletas lengviausių būdų gauti ir užpildyti tuščias I-9 formas.

Kaip užpildyti I-9 formą iš Vyriausybės svetainės

Kai einate į USCIS svetainę, rasite kelias I-9 formos versijas. Jis pateikiamas anglų ir ispanų kalbomis, o instrukcijos pateikiamos ir abiem kalbomis. Galite pasirinkti naudoti užpildomą PDF formą arba spausdinti ir duoti popierines kopijas naujiems nuomininkams. Tačiau norint užpildyti užpildomą PDF formą internete, jums reikės atsisiųsti „Adobe Acrobat Reader“.

Kaip užpildyti I-9 formą per savo žmogiškųjų išteklių ar darbo užmokesčio teikėją

Vienas iš žmogiškųjų išteklių ar darbo užmokesčio skaičiavimo paslaugų teikėjo privalumų yra tas, kad jie paprastai suteiks jums teisingą naujų nuomos formų versiją, įskaitant I-9 formą. Be to, tokia programinė įranga kaip „Gusto“ darbuotojams gali siųsti elektroniniu paštu I-9 formas, nurodydama, kaip užpildyti „I-9“ formą, taip pat priemones, skirtas pasirašyti ir pateikti formas elektroniniu būdu.

„Gusto“ elektroniniu būdu suteikia I-9 ir kitas formas.

Jei naudojate darbo užmokesčio paslaugų teikėją, ieškokite I-9 ir kitų darbo formų savo interneto svetainėje ir patikrinkite, ar jie gali būti užpildyti elektroniniu būdu per programinę įrangą.

Mūsų straipsnis apie I-9 formas

Įmonėms, norinčioms gauti daugiau informacijos apie I-9 formas, kaip jie naudojami, kodėl jie naudojami, parsisiunčiami dokumentai, instrukcijos ir paaiškinimai pateikti mūsų draugo straipsnyje apie I-9 formas: I-9 forma, apibrėžimas ir Reikalavimai.

3. Prašyti darbuotojams pateikti dokumentaciją pirmą dieną

Apskritai, norint užpildyti I-9 formą, darbuotojas turi pateikti dvi identifikavimo formas. Tinkamų formų sąrašas yra ilgas (išsamus sąrašas pateikiamas I-9 formos trečiame puslapyje); tačiau dauguma JAV darbuotojų lengvai užima dažniausias formas. Tai yra pasas (jei jis yra) arba vairuotojo pažymėjimas ir socialinio draudimo kortelė.

Kaip geriausia praktika, siūlome, kad darbuotojai atneštų dvi ID formas. Su jais galite bendrinti I-9 formą ir pasiūlyti, kad vairuotojo pažymėjimas ir socialinio draudimo kortelė arba JAV pasas yra labiausiai paplitę. Jei jie turi šiuos dokumentus, jie pakaks.

Pranešimas apie diskriminaciją dėl USCIS formos I-9

Pastaba: Kad būtų užkirstas kelias diskriminacijai dėl darbo, nedarykite klaidos, pasakydami darbuotojui, kokius dokumentus pareikšti. Pavyzdžiui, jei klausiate: „Ar turite socialinio draudimo kortelę?“ Ne JAV pilietis, turintis darbo leidimo formas, gali jaustis diskriminuojamas. Geriau pasiūlyti dažniausiai pasitaikančius, pateikti jiems instrukcijas ir paprašyti, kad jie pateiktų dokumentus pagal I-9 formą ir įrodytų, kad jie teisėtai gali dirbti JAV.

4. Padėkite darbuotojui užpildyti formą

Jei darbuotojai yra nauji darbo jėgai, jie niekada negali baigti I-9 formos. Štai kur tai padeda jiems padėti. Be to, jei jie neturi paso, vairuotojo pažymėjimo ir socialinės apsaugos kortelės, jie gali būti sudėtingi suprasti, kokie dokumentai turi būti pateikti, ar ką užrašyti formoje.

I-9 formoje yra trys skyriai. Pirmąjį skyrių turi užpildyti ir pasirašyti darbuotojas. Be to, pirmajame skyriuje yra langelis, kuris gali būti naudojamas, jei jūs (ar kitas asmuo, pvz., Vertėjas) padeda padėti darbuotojui užbaigti pirmąjį skyrių. Antrasis ir trečiasis skyriai yra skirti darbdaviui.

Čia rasite išsamią informaciją, kaip užpildyti kiekvieną skyrių.

I-9 forma 1 skyrius: Informacija apie darbuotojus ir atestavimas

Ši pirmoji formos dalis yra lengviausia užbaigti. Paprašykite darbuotojo įvesti savo vardą, pavardę, adresą, gimimo datą ir kitą informaciją, kurios prašoma formoje. Jei bet kuris iš laukų nėra tinkamas (pvz., Jūsų darbuotojas neturi el. Pašto adreso), jie gali rašyti „N / A“ lauke, kaip parodyta žemiau.

Darbuotojų informacijos pavyzdys

Kai kurie darbuotojai turi nestandartinius pavadinimus, pvz., Brūkšnelius pavardes arba ne vidurinį pradinį. Kiti darbuotojai dar negavo savo socialinio draudimo numerio. Laimei, instrukcijos pateikiamos darbdavių vadove, kad išspręstumėte kiekvieną iš šių unikalių situacijų. Čia pateikiamas pavyzdys, kaip jos bus nurodytos formoje.

Darbuotojų atestavimo pavyzdys su užrašu ir pavarde ir laukiama SSN.

Paruošėjas ir (arba) vertėjo sertifikavimas

Darbuotojas privalo nurodyti, ar vartotojas vertėjo, ar ne. Jei buvo naudojamas vertėjas, tuomet tas asmuo (kuris gali būti jūsų, kitas darbuotojas arba darbuotojo šeimos narys) turės konkuruoti ir pasirašyti tokį skyrių.

Parengimo ir (arba) vertėjo sertifikavimas

I-9 forma 2 skirsnis: darbdavys arba įgaliotasis atstovas

Jūs, darbdavys, užpildykite šį skyrių (ne darbuotojas). Mažoje įmonėje įgaliotasis atstovas gali būti jūsų administracijos padėjėjas arba apskaitos / darbo užmokesčio vadybininkas. Nepaisant to, jie pradės kopijuoti darbuotojo vardą ir pilietybės statusą iš 1 skirsnio, kaip parodyta. Pagal pilietybės / imigracijos statuso langelį įrašykite numerį (nuo 1 iki 4), atitinkantį jų kaip darbuotojo statusą, kaip nurodyta 1 skirsnyje.

2 skirsnis Informaciją pildo darbdavys.

Tada, naudodamas darbuotojo pateiktus dokumentus, darbdavio atstovas užpildys skyrių „Tapatybė ir įdarbinimas“. Kai darbuotojas atpažįsta JAV pasą, jis gali būti užpildytas tik su vienu dokumentu, kuris padeda identifikuoti darbuotoją ir patvirtinti, kad jiems leidžiama dirbti JAV.

2 skirsnio pavyzdys darbuotojui, turinčiam JAV pasą.

Kitas labiausiai paplitęs identifikavimo tipas, kurį daugelis JAV darbuotojų yra, yra vairuotojo pažymėjimas (tapatybė) ir socialinės apsaugos kortelė (kaip leidimas dirbti). Štai kaip ši forma bus užpildyta dokumentais:

Antrosios dalies pavyzdys darbuotojui, turinčiam vairuotojo pažymėjimą ir socialinės apsaugos kortelę.

Tačiau, kaip darbdavys, turite priimti bet kokius dokumentus, nurodytus instrukcijose, kurios gali būti naudojamos asmens tapatybei (B sąrašas) arba darbo leidimui (C sąrašas) nustatyti. Štai kaip ši forma bus užpildyta, kad būtų nurodyta, jog kiekvienam buvo pateikta viena galiojanti identifikavimo forma.

Pavyzdys, kai darbuotojas pateikia kitus B ir C sąrašų dokumentus.

Tai įmanoma, kad darbuotojas dar neturi savo dokumentacijos. Tai gali atsitikti, jei, pavyzdžiui, darbuotojo vairuotojo pažymėjimas, asmens tapatybės kortelė ar pasas dar nėra atvykę. Tokiu atveju pakanka gauti kvitą, patvirtinantį, kad jie kreipėsi dėl šių dokumentų.

Tačiau darbuotojui reikės pateikti dokumentus, ir jums reikės sugrįžti ir užpildyti formos 3 skirsnį, kai tik jis atvyksta. Tokiu atveju galbūt norėsite užpildyti pastabas žemiau pateiktoje formoje.

Darbuotojas paprašė, bet neturi reikiamo popieriaus.

3 skirsnis

3 skirsnis naudojamas tik dokumentams, kurie buvo pateikti prašant, bet dar negauti, nuomos metu, arba pakartotinai patvirtinti dokumentus, kai darbuotojas yra įdarbintas. Panašiai kaip ir 2 skyriuje, jūs (arba jūsų atstovas) pasirašysite, kad peržiūrėjote / patvirtinote dokumentą, kai darbuotojas jį įneš. Jūs neturite užpildyti naujos formos. Štai kaip šis skyrius atrodys, kai bus baigtas.

Esamo I-9 dokumento pakartotinio patvirtinimo pavyzdys

5. Patikrinkite, ar forma užpildyta teisingai ir failas

Geros naujienos yra tai, kad jums nereikia siųsti užpildytos formos bet kur. Jums reikia tik patvirtinti, kad jis užpildytas ir pasirašytas, ir tada jį įkelti. Tačiau yra geriausios praktikos, kur ir kaip ją užregistruoti.

Kaip patikrinti I-9 formą ir tai yra teisinga

Norėdami patikrinti, ar forma užpildyta, įsitikinkite, kad visi privalomi laukai yra užpildyti (arba, jei reikia, pažymėti „nežinoma“ arba „N / A“), užbaigiami parašo laukai ir datos įvedamos teisingu formatu mm / dd / yyyy (pavyzdys: 01/01/2019).

Darbdavys arba jų atstovas privalo patikrinti, ar jie išnagrinėjo pateiktus dokumentus.

Patikrinkite Darbuotojo I-9 formą, palyginti su „E-Verify“

Kita galimybė patikrinti darbo tinkamumą yra naudoti „E-Verify“ sistemą. „E-Verify“ yra vyriausybės interneto svetainė, leidžianti patikrinti, ar informacija, kurią darbuotojas išvardijo I-9 formoje, galioja. Kadangi reikia užpildyti I-9 formą, daugumai darbdavių nereikia naudoti „E-Verify“. Tačiau jis gali suteikti jums ramybę, jei norite užtikrinti, kad jūsų darbuotojai būtų teisiškai tinkami dirbti JAV. Daugiau apie E-Verify galite sužinoti čia.

Kur rinkti I-9 formas

Kai dokumentai bus pasirašyti ir patikrinti, sukurkite elektroninį arba popierinį failų aplanką, vadinamą I-9s, ir saugokite juos pagal metus. Kaip geriausia praktika, nelaikykite pasirašytų I-9 formų darbuotojų personalo aplankuose.

Vietoj to, naudokite kiekvieno darbuotojo personalo failo kontrolinį sąrašą, nurodydami, kad turite užpildytą I-9 formą ir turite ją į failą. Priežastis yra tokia: jei audituojate USCIS, jie paprašys matyti jūsų I-9 formas. Ar tikrai norite, kad jie turėtų prieigą prie visų jūsų darbuotojų duomenų? Atsakymas yra ne.

I-9 formos turi būti pateikiamos atskirai nuo darbuotojų darbuotojo aplanko duomenų.

Vietoj to, geriausia, kad auditoriui būtų išduotas I-9 aplankas su I-9-iais, organizuotais pagal metus. Tokiu būdu jie neturės prieigos prie viso darbuotojo aplanko peržiūrėjimo - tai jums yra daug lengviau, taip pat neleidžia auditoriams matyti darbuotojų informacijos, kurios jiems nereikia ar teisę peržiūrėti.

Kada ištrinti I-9 formas

Užpildytas ir pasirašytas I-9 formas reikia saugoti tik trejus metus nuo nuomos laiko. Geriausia praktika yra sunaikinti (kaip ir susmulkinti) dokumentus po trejų metų. Iš tiesų, jei naujas darbuotojas nutraukiamas, jų I-9 forma gali būti sunaikinta po vienerių metų. Tai dar viena priežastis, kodėl siūlome laikyti darbuotojo I-9 formas į atskirą I-9 aplanką, nurodytą pagal metus.

Visą aplanką lengviau supjaustyti į smulkintuvą, kai jau praėjus trejiems metams. Daugiau informacijos apie tai, kokie dokumentai turi būti saugomi ir kiek laiko juos saugoti, perskaitykite mūsų darbo užmokesčio įrašų saugojimo straipsnį.

Dažniausiai užduodami klausimai apie tai, kaip užpildyti I-9 formas

Kai kurie darbdaviai susirūpinę, kad jie pažeidžia įstatymą, jei padarys klaidas dėl I-9 formų. Čia pateikiami keturi klausimai, kurie dažnai iškyla, ir jų atsakymai, padėsiantys išsiaiškinti, kaip užpildyti I-9 formas. Jei čia nematote savo klausimo, nedvejodami kreipkitės į mūsų forumus, kur mūsų ekspertai dalijasi atsakymais į turimus klausimus.

Ar privalome pateikti pateiktų dokumentų kopijas?

Kai kurie darbdaviai pateikia dokumentų kopijas, pvz., Darbuotojo vairuotojo pažymėjimą ir pasą. Tai nereikalinga, ir iš tikrųjų tai nėra net geriausia praktika, atsižvelgiant į galimą tapatybės sukčiavimo atvejį.

Kai patys matote originalius dokumentus (ir / arba patvirtinote savo atstovą) ir pažymėjote dokumento pavadinimą, išduodančiąją instituciją, dokumento numerį ir galiojimo datą I-9 formoje, pateikite dokumentus atgal darbuotojas. Nereikia išlaikyti fotokopijų.

Ką daryti, jei jie nepateikia reikiamų dokumentų?

Jei darbuotojas negali pateikti reikiamų dokumentų iš A sąrašo arba iš B ir C sąrašų, jūs neturėsite kito pasirinkimo, kaip tik atšaukti darbo pasiūlymą ir nutraukti savo darbą. Tai geriausia, kai tą dieną jūs tikitės aiškiai. Galite parodyti arba perskaityti 2 skirsnio viršuje esantį tekstą, kuriame teigiama: „Darbdaviai turi pasirašyti ir užpildyti 2 skirsnį per 3 darbo dienas nuo pirmojo darbuotojo įdarbinimo dienos“.

Žinoma, jūs turite sumokėti darbuotojui už visas dirbtas valandas per pirmąsias tris dienas. Tada ketvirtą dieną gali tekti apdoroti sistemos nutraukimą.

Ką daryti, jei manau, kad pateikti dokumentai yra suklastoti?

Kadangi esate ne imigracijos pareigūnas, nei dokumento institucijos ekspertas, geriausia yra priimti pateiktus dokumentus tol, kol atrodo, kad dokumentas yra tikras ir susijęs su darbuotoju. USCIS nesitiki, kad būsite eksperto ekspertu. Tačiau, jei dokumentas yra fotokopija (ne originalas), arba pavadinimas ar vaizdas buvo manipuliuotas, galite paprašyti darbuotojo pateikti originalų dokumentą, kuris nebuvo pakeistas.

Kas atsitiks, jei neužpildysiu formų ir esu audituotas?

Baudos gali kainuoti iki maždaug 10 000 JAV dolerių, tačiau paprastai jos nėra apmokestinamos prieš verslą, nebent būtų pastebėtas pažeidimų modelis. Kitaip tariant, darykite viską, kad užpildytumėte formas tinkamai, naudodamiesi USCIS interneto svetainėje pateiktomis instrukcijomis. Tikimybė, kad darbdavys atsisakys priimti galiojančius tapatybės nustatymo būdus, o ne, jei jie priima formas, kurios pasirodo esančios neteisingos, labiau įpareigojamos sumokėti atlyginimą arba samdyti darbuotoją, diskriminuojamą.

Esmė

I-9 patikrinimas yra vienas iš darbdavio reikalavimų, kuriuos reikia atlikti. Tačiau ne visi žino, kaip užpildyti I-9 formą. Jei esate darbdavys, jums tikriausiai reikės paaiškinti naujiems darbuotojams, kaip užpildyti I-9 formą, padėti jiems suprasti, kokie dokumentai galioja, ir paaiškinti, kokios taisyklės yra (pvz., Jei jos nėra nesiimti reikiamų dokumentų trečią dieną, jie turės būti paleisti).

Jei norite, kad sau būtų lengviau surinkti pasirašytus naujus nuomos dokumentus, pvz., Užpildytas ir pasirašytas I-9 formas, galite apsvarstyti galimybę dirbti su žmogiškųjų išteklių / darbo užmokesčio teikėju, pavyzdžiui, „Gusto“. „Gusto“ atsiunčia jūsų naują nuomos el. Laišką su naujais nuomos formomis ir instrukcijomis, kurias jie gali užpildyti ir pasirašyti. Tai palengvina užimtumo laikymąsi, nes I-9 formos yra saugomos kartu su darbuotojo įrašu, jei esate kada nors audituotas.

Pabandykite Gusto

Žiūrėti video įrašą: Five Nights at Freddy's: Sister Location - Part 1 (Spalio Mėn 2019).

Loading...